85% de las empresas pierden los recibos de sus trabajadores, el 74% no los clasifica en el momento del gasto y el 88% no recibe las facturas de gasto de su personal, asegura la empresa de gestión de gastos Exaccta Xpens. En consecuencia, la mitad de las compañías reconoce que pagan multas administrativas por una mala gestión contable y tributaria de sus gastos.
Para la compañía, esto supone un problema para los supervisores porque «se cometen errores, al hacerlo de forma manual se pierde tiempo y porque hay tiques que se borran o se pierden, y no son válidos ante la Agencia Tributaria». Por parte de los usuarios, la presentación de recibos en físico también presenta dificultades, entre ellas apuntan una vez más que “se extravían, se confunden al rellenar las notas de gastos y malgastan su tiempo de trabajo”.
Por ejemplo, Exaccta lanzó en 2016 la primera versión de su aplicación, que digitaliza los gases y que ahora cuenta con su última actualización, en la que han incluido el uso de inteligencia artificial para optimizarla. En este, la empresa explicó que el usuario «solo tiene que hacer una foto de las facturas con el teléfono móvil y la nota de gastos se genera automáticamente y en tiempo real en el sistema de control financiero de la empresa”, y que “la fotografía tiene la misma validación que el documento original y que la aplicación está homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), el usuario puede desechar el tique tras hacer la foto”.
Uno de los socios, Luis Hidalgo, agrega que «digitalmente es una versión mucho más moderna y que cumple mucho mejor con todos los estándares de las diferentes compañías», lo que hace que la herramienta sea “mucho más sólida desde el punto de vista interno y más funcional para los clientes desde el externo”. Añade también que «es más rápida y tiene mayor capacidad». Explique que trabaja con todo tipo de clientes, porque «es especialmente útil para comerciales, transporters y todos aquellos profesionales que viajan mucho en su trabajo» y recuerda que «el documento que se genera es válido para Hacienda».
Exaccta ha sido adquirida recientemente por AJL Principals. Este nuevo equipo directivo está apostando por mejorar la tecnología de aplicación, ampliar su base de clientes y expandirse a otros países de Europa y Latinoamérica. Desde hace años, trabaja con clientes como ING o Roche, entre otros.
